Để đối phó với những vấn đề nhạy cảm như vậy, doanh nghiệp cần cân nhắc rất kỹ về những thứ được và mất cũng như tính chất phức tạp khi thực hiện từng phương án xử lý nợ. Dưới đây là 3 phương pháp phổ biến doanh nghiệp cần chú ý:

1. Trích lập khoản dự phòng nợ khó đòi

Trích lập dự phòng nợ khó đòi là giải pháp mang tính chủ động mà doanh nghiệp có thể áp dụng đầu tiên. Đây là giải pháp giúp doanh nghiệp giảm thiểu những tổn thất có thể xảy ra với hoạt động kinh doanh khi các khoản nợ có nguy cơ không đòi được.

Điều kiện lập dự phòng các khoản thu khó đòi

Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, các khoản nợ phải thu khó đòi phải đảm bảo các điều kiện sau thì mới được trích lập quỹ dự phòng:

– Có đủ căn cứ xác định là khoản nợ phải thu khó đòi:

+ Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế (các công ty, doanh nghiệp tư nhân, hợp tác xã, tổ chức tín dụng..) đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể: người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử, đang thi hành án hoặc đã chết.
+ Nợ phải thu đã quá hạn thanh toán ghi trên hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ hoặc các cam kết nợ khác.

– Các khoản không đủ căn cứ xác định là nợ phải thu theo quy định này phải xử lý như một khoản tổn thất.

– Khoản nợ phải có chứng từ gốc, có đối chiếu xác nhận của khách nợ về số tiền còn nợ bao gồm: hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, cam kết nợ, bản đối chiếu công nợ và các chứng từ khác, bản thanh lý hợp đồng cam kết nợ.

Phương pháp và mức trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi
DN phải dự kiến mức tổn thất có thể xảy ra hoặc tuổi nợ quá hạn của các khoản nợ và tiến hành lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, kèm theo các chứng cứ chứng minh các khoản nợ khó đòi nói trên. Trong đó:

* Đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán, mức trích lập dự phòng như sau:

+ 100% giá trị đối với khoản nợ phải thu từ 3 năm trở lên.
+ 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm.
+ 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm.
+ 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ trên 6 tháng đến dưới 1 năm.

* Đối với nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể, người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử hoặc đang thi hành án hoặc đã chết,…thì doanh nghiệp dự kiến mức tổn thất không thu hồi được để trích lập dự phòng.

– Sau khi lập dự phòng cho từng khoản nợ phải thu khó đòi, DN tổng hợp toàn bộ khoản dự phòng các khoản nợ vào bảng kê chi tiết để làm căn cứ hạch toán vào chi phí quản lý của doanh nghiệp.

2. Xử lý lý nợ khó đòi thông qua các dịch vụ thu hồi nợ

Dịch vụ thu hồi nợ có nhiều hình thức hoạt động như: tư vấn thu hồi nợ, thu hồi nợ qua điện thoại, thám tử thu hồi nợ,… Đây đều là những dịch vụ hợp pháp và hoàn toàn không gây ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp nếu bên cung cấp dịch vụ là đối tác uy tín trong ngành.

Một cách ngắn gọn, có 5 yếu tố cần chú ý:

– Công ty có kinh nghiệm trong mảng nào: Các công ty thu hồi nợ thường có một lĩnh vực hoạt động nhất định họ có kinh nghiệm nhiều nhất, ví dụ: Thu nợ ngân hàng, thu nợ từ các doanh nghiệp nhỏ, thu nợ từ hộ kinh doanh,… Nếu có thể, hãy tham khảo xem đối tượng công ty này có kinh nghiệm xử lý nhất.

– Mức độ hợp pháp của công ty: Hãy chắc chắn rằng công ty cung cấp dịch vụ thu hồi nợ hoạt động chuyên nghiệp, có đăng ký kinh doanh, được cấp phép và tuân thủ đầy đủ pháp luật liên quan đến hoạt động cung cấp dịch vụ thu hồi nợ.
– Khả năng theo sát đối tượng: Đối tượng thiếu nợ có thể sẽ di chuyển đến các địa phương khác để trốn nợ. Để đối phó với vấn đề này, bên thực hiện thu nợ cần có đủ khả năng và kinh nghiệm để theo dõi sát sao đối tượng thiếu nợ. Điều này có nghĩa là họ có những nguồn thông tin chuyên biệt giúp họ không dễ dàng mất dấu đối tượng. Đây là yếu tố rất đáng cân nhắc nếu người thiếu nợ đã nhiều lần từ chối những nỗ lực liên hệ từ bên doanh nghiệp.
– So sánh phí và phí dự phòng: Một vài phương thức tính giá phổ biến là phí cố định và phí phần trăm. Tất nhiên nếu không thu được tiền, bên cung cấp dịch vụ thu hồi nợ sẽ không được trả thù lao. Điều cần lưu ý là một khi đã sử dụng những dịch vụ này, số tiền thu về chắc chắn sẽ không phải 100% số tiền nợ. Vì thế hãy cân nhắc kỹ về nhu cầu tài chính của doanh nghiệp trước khi đưa ra lựa chọn cuối cùng.

3. Tiến hành khởi kiện

Khá nhiều doanh nghiệp không chú ý đến vấn đề thời hiệu khởi kiện dẫn đến việc khó khăn trong xư lý nợ khó đòi bằng hình thức khởi kiện.
Theo quy định của Luật Thương mại, thời hiệu khởi kiện để yêu cầu tòa án giải quyết tranh chấp liên quan đến nợ khó đòi phát sinh từ hợp đồng là 2 năm kể từ ngày quyền và lợi ích hợp pháp bị xâm phạm.
Trong thời hạn 2 năm, nếu doanh nghiệp không tiến hàng khởi kiện tại tòa thì coi như mất quyền khởi kiện.
Trong các trường hợp thực tế, nhiều doanh nghiệp bị mất quyền khởi kiện do không chú ý đến thời điểm quan trọng này. Lý do là bởi khi thời hạn nợ đã quá hạn, bên nợ thường đưa ra nhiều lý do để kéo dài thời gian trả tiền như: chưa nhận được thành toán từ bên thứ ba, chưa phê duyệt xong để thanh toán,…
Doanh nghiệp trong những trường hợp này cũng có tâm lý chờ đợi hoặc nhắc nhở bên nợ thanh toán chứ không chú ý đến thời điểm chậm trả nợ để tiến hành khởi kiện. Đến khi thời hiệu khởi kiện đã qua, doanh nghiệp mất đi quyền chính đáng của mình để yêu cầu tòa án giải quyết.

Tuy vậy, khi hết thời hiệu khởi kiện, doanh nghiệp vẫn có thể xác lập lại thời hiệu khởi kiện mới trong các trường hợp sau:

– Bên nợ đã thừa nhận một phần hoặc toàn bộ nghĩa vụ đối doanh nghiệp;
– Bên nợ thực hiện xong một phần nghĩa vụ của mình đối với doanh nghiệp;
– Bên nợ và doanh nghiệp tự hoà giải với nhau.

Việc xác lập này có thể được thực hiện thông qua biên bản đối chiếu công nợ giữa hai bên, bản thỏa thuận về nợ hay giấy xác nhận nợ hoặc bất kỳ văn bản nào thể hiện bên nợ đã thực hiện một phần nghĩa vụ của mình đối với doanh nghiệp như hóa đơn GTGT về thanh toán công nợ, thông tin chuyển khoản thanh toán tiền nợ của bên nợ… Khi xảy ra 1 trong 3 trường hợp trên, thời hiệu khởi kiện vụ án dân sự bắt đầu lại kể từ ngày tiếp theo sau ngày xảy ra sự kiện nêu trên.