Ngày 07/4/2025, Chính phủ ban hành Nghị quyết số 74/NQ-CP về việc tiếp tục sắp xếp, điều chỉnh đơn vị hành chính cấp huyện, cấp xã giai đoạn 2023–2025. Điều này có thể dẫn đến việc sáp nhập tỉnh, thay đổi địa giới hành chính, kéo theo tên tỉnh, huyện, xã — thay đổi trên giấy tờ pháp lý dù doanh nghiệp không hề di chuyển trụ sở.
Vậy, doanh nghiệp có bắt buộc phải thay đổi giấy tờ pháp lý không? Cần thực hiện những thủ tục nào để tránh bị xử phạt?
1. Doanh nghiệp có bắt buộc thay đổi Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh không?
Theo Khoản 1 Điều 30 Luật Doanh nghiệp 2020, địa chỉ trụ sở chính là một trong những nội dung bắt buộc phải có trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp:
“Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc, giao dịch của doanh nghiệp; địa chỉ được xác định gồm số nhà, tên đường/phố, xã, huyện, tỉnh.”
Vì vậy, khi địa giới hành chính thay đổi mà ảnh hưởng đến tên địa chỉ trụ sở trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp phải làm thủ tục cập nhật với cơ quan đăng ký kinh doanh.
Lưu ý: Tại một số địa phương, UBND tỉnh có thể ban hành hướng dẫn cụ thể về việc có cần thay đổi hay không. Ví dụ, Thái Nguyên đã có thông báo không yêu cầu doanh nghiệp cập nhật lại giấy tờ sau khi sáp nhập địa giới.
Vì vậy, doanh nghiệp cần:
🔎 Theo dõi công văn hướng dẫn chính thức của Sở Kế hoạch và Đầu tư tại tỉnh thành nơi đặt trụ sở để thực hiện đúng quy định.
2. Doanh nghiệp cần chuẩn bị những gì khi thay đổi thông tin đăng ký kinh doanh?
Trường hợp bắt buộc phải thay đổi, doanh nghiệp sẽ cần:
Hồ sơ gồm:
- Thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp theo mẫu Phụ lục II-1, Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT.
- Quyết định về việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính của:
- Chủ sở hữu (đối với công ty TNHH 1 thành viên),
- Hội đồng thành viên (đối với công ty TNHH 2 thành viên trở lên),
- Đại hội đồng cổ đông (đối với công ty cổ phần).
- Biên bản họp về việc thay đổi (nếu có).
- Giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ (nếu không phải đại diện pháp luật).
Thời gian xử lý:
📅 Khoảng 03–05 ngày làm việc kể từ ngày nộp hồ sơ hợp lệ.
Nơi nộp hồ sơ:
- Trực tiếp tại Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi doanh nghiệp đặt trụ sở.
- Hoặc online tại: 👉 https://dangkykinhdoanh.gov.vn
3. Các loại giấy tờ và thông tin cần cập nhật sau khi thay đổi địa chỉ
Sau khi thay đổi Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, doanh nghiệp phải đồng bộ thông tin trên toàn bộ giấy tờ pháp lý, bao gồm:
- 🔹 Hóa đơn điện tử: Cập nhật địa chỉ mới trên phần mềm phát hành hóa đơn.
- 🔹 Chữ ký số: Cập nhật thông tin địa chỉ trụ sở để đồng bộ với hệ thống thuế.
- 🔹 Giấy phép con (Giấy phép đủ điều kiện kinh doanh trong các lĩnh vực có điều kiện).
- 🔹 Dấu công ty: Nếu trên dấu có khắc địa chỉ, doanh nghiệp bắt buộc phải khắc lại con dấu mới.
- 🔹 Các tài liệu liên quan: hợp đồng, website, bảng hiệu, chứng từ nội bộ, thư tín, biểu mẫu pháp lý.
4. Nếu không thay đổi kịp thời sẽ bị xử phạt thế nào?
Theo quy định tại Điều 44 Nghị định 122/2021/NĐ-CP, nếu doanh nghiệp không cập nhật thông tin thay đổi với cơ quan đăng ký kinh doanh, có thể bị xử phạt từ:
- Từ 3.000.000 – 5.000.000 đồng đối với hành vi chậm thông báo.
- Nếu kê khai sai, tiếp tục sử dụng thông tin cũ trên hóa đơn, chữ ký số… có thể bị phạt đến 20.000.000 đồng, tùy theo tính chất và mức độ vi phạm.
5. Dịch vụ trọn gói thay đổi đăng ký kinh doanh khi sáp nhập tỉnh
Để giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, hạn chế rủi ro hồ sơ bị từ chối, chúng tôi cung cấp dịch vụ thay đổi đăng ký kinh doanh trọn gói:
✔️ Tư vấn chi tiết về việc thay đổi theo quy định mới nhất.
✔️ Soạn thảo hồ sơ hợp lệ, nộp và theo dõi hồ sơ tại Sở KH&ĐT.
✔️ Cập nhật thông tin hóa đơn, chữ ký số, giấy phép con, con dấu đồng bộ.
✔️ Bàn giao kết quả nhanh chóng, đúng pháp luật.
💼 Cam kết:
- Không phát sinh chi phí ẩn.
- Xử lý hồ sơ chuẩn chỉnh, đúng hạn.
- Bảo mật tuyệt đối thông tin doanh nghiệp.
📞 Liên hệ ngay
Để được tư vấn miễn phí và hỗ trợ thủ tục nhanh nhất!
👉 Lưu ý: Quy định có thể thay đổi tùy địa phương, vui lòng liên hệ để kiểm tra tình trạng cụ thể của doanh nghiệp bạn
