Văn bản pháp luật quy định việc thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện:
- Luật Doanh nghiệp năm 2020: quy định về thành lập, tổ chức hoạt động doanh nghiệp tại Việt Nam, bao gồm đăng ký địa chỉ văn phòng đại diện.
- Nghị định số 01/2021/NĐ-CP: hướng dẫn thông tin chi tiết về các thủ tục và quy trình đăng ký doanh nghiệp trong đó có thay đổi về địa chỉ văn phòng đại diện.
- Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT: hướng dẫn chi tiết về cách thực hiện các quy định của Nghị định số 01/2021/NĐ-CP.
- Luật Quản lý thuế năm 2019: quy định về quản lý thuế, đăng ký và cập nhật thông tin về vụ thuế có liên quan.
- Thông tư số 105/2020/TT-BTC: hướng dẫn cụ thể về đăng ký thuế trực tiếp theo Luật Quản lý thuế, giải thích đối tượng đăng ký thuế, cấu trúc mã số thuế, hồ sơ, thủ tục và mẫu biểu đăng ký thuế,…
Văn phòng đại diện là gì?
Căn cứ vào Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020, văn phòng đại diện (VPĐD) được hiểu là một đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp. Đặc điểm chính của văn phòng đại diện gồm có:
- Đảm nhận trách nhiệm đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.
- Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp. Do đó không có quyền ký hợp đồng kinh tế với dấu của văn phòng đại diện (chỉ được ký nếu được doanh nghiệp mở văn phòng ủy quyền, có đóng dấu của doanh nghiệp).
- Không có tính chất pháp lý riêng biệt và không thể hoạt động độc lập như một công ty con hay chi nhánh. Tuy nhiên, VPĐD vẫn có giấy chứng nhận đăng ký hoạt động riêng và sở hữu con dấu riêng nhằm phục vụ cho các hoạt động nội bộ của văn phòng.
- Không có nghĩa vụ thuế độc lập; thay vào đó, nghĩa vụ thuế của nó phụ thuộc vào thuế của doanh nghiệp chủ quản đại diện.
Nói dễ hiểu hơn, văn phòng đại diện thường được xem là một phần của tổ chức chính, và thực hiện một số nhiệm vụ đại diện cho trụ sở chính. Chẳng hạn như làm thị trường, tìm kiếm cơ hội kinh doanh, giữ liên lạc với đối tác địa phương, hoặc thực hiện các hoạt động quản lý cụ thể.
Ví dụ:
Một công ty IT đa quốc gia có trụ sở chính tại Singapore, mở văn phòng đại diện tại Việt Nam để thúc đẩy quan hệ với đối tác địa phương và tìm kiếm cơ hội hợp tác. Văn phòng đại diện này có nhiệm vụ đại diện cho công ty trụ sở, thực hiện các thương lượng và duyệt các hợp đồng với đối tác ở Việt Nam.
Tuy nhiên, văn phòng này không tham gia trực tiếp vào việc sản xuất hay bán hàng, mà chỉ tập trung vào việc bảo vệ lợi ích và đại diện cho hình ảnh của công ty mẹ tại thị trường Việt Nam.
Các trường hợp thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện
Hãy cùng Dịch vụ Thuế 24h điểm qua các trường hợp phổ biến khi thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện của doanh nghiệp. Và liệu trường hợp đó có ảnh hưởng đến thuế không?
Trường hợp thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện không dẫn đến thay đổi cơ quan thuế
- Thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện trong cùng quận
Giả sử Công ty A có văn phòng đại diện tại huyện Cái Bè, tỉnh Tiền Giang. Công ty này quyết định chuyển văn phòng đại diện của mình trong cùng huyện.
Kết quả là: Không có thay đổi về cơ quan thuế quản lý. Văn phòng đại diện chỉ cần tiến hành thủ tục đổi địa điểm hoạt động tại Sở Kế hoạch và Đầu tư theo quy trình đề ra.
- Thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện khác quận, cùng tỉnh với trụ sở chính của công ty.
Xét ví dụ Công ty X có trụ sở chính tại huyện Cái Bè, tỉnh Tiền Giang và văn phòng đại diện tại Thị xã Cai Lậy. Do nhu cầu nghiên cứu thị trường mở rộng, công ty di chuyển văn phòng đại diện đến Thành phố Mỹ Tho.
Kết quả là: Văn phòng đại diện không phải thực hiện bất kỳ thay đổi nào liên quan đến đăng ký thuế. Quá trình thực hiện thủ tục thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện chỉ cần được thực hiện tại Sở Kế hoạch và Đầu tư theo quy trình.
Trường hợp thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện dẫn đến thay đổi cơ quan thuế
- Thay đổi địa chỉ khác quận, khác tỉnh với trụ sở chính của công ty
Giả sử: Công ty B có địa chỉ hiện tại của công ty tại Thành phố Biên Hòa, và văn phòng đại diện đặt tại huyện Long Thành, tỉnh Đồng Nai. Công ty B quyết định thay đổi địa chỉ đến Thị xã Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương.
Trong trường hợp này, cơ quan thuế quản lý của văn phòng sẽ thay đổi từ Đồng Nai sang Bình Dương.
- Thay đổi địa chỉ đến tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương khác nơi đặt trụ sở văn phòng đại diện
Lấy ví dụ cũng trường hợp trên.
Nếu công ty B chuyển hẳn địa chỉ văn phòng đại diện sang một thành phố trực thuộc Trung ương như TP. Hồ Chí Minh, thì cơ quan thuế quản lý sẽ thay đổi từ Đồng Nai sang TP. Hồ Chí Minh.
Hồ sơ thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện
Hồ sơ thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện cùng tỉnh hoặc cùng khu vực địa lý
Doanh nghiệp cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ gồm đầy đủ giấy tờ như bảng dưới đây:
| Thông báo thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện (có chữ ký người đại diện theo pháp luật) | Số lượng: 01 | Tham khảo Mẫu thông báo theo Phụ lục II-9 theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT hướng dẫn đăng ký doanh nghiệp. |
| Giấy ủy quyền nộp hồ sơ (nếu có). | Áp dụng trường hợp người nộp hồ sơ không phải là người đại diện pháp luật. Ví dụ ủy quyền cho Dịch vụ Thuế 24h thay doanh nghiệp gửi hồ sơ. |
Hồ sơ thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện khác tỉnh hoặc khác khu vực địa lý
Khi doanh nghiệp của bạn muốn thay đổi thông tin về văn phòng đại diện làm thay đổi cơ quan quản lý thuế, cụ thể là khi địa chỉ văn phòng đại diện chuyển sang một tỉnh, thành phố thuộc trực thuộc Trung ương khác so với địa chỉ trụ sở đã đăng ký, sẽ cần thực hiện thêm một bước quan trọng gọi là chốt thuế chuyển quận.
Do đó, ngoài các giấy tờ đã nêu trong trường hợp 3.1 mà VNSI đã nêu, bạn cũng cần bổ sung thêm các giấy tờ sau:
| Thông báo thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện (có chữ ký người đại diện theo pháp luật) | Số lượng: 01 | Tham khảo Mẫu thông báo theo Phụ lục II-9 theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT hướng dẫn đăng ký doanh nghiệp. |
| Giấy ủy quyền nộp hồ sơ (nếu có). | Áp dụng trường hợp người nộp hồ sơ không phải là người đại diện pháp luật. Ví dụ ủy quyền cho Dịch vụ Thuế 24h thay doanh nghiệp gửi hồ sơ. | |
| Tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế | Số lượng: 01 | Giấy tờ này dùng để thực hiện thủ tục chốt thuế chuyển quận.
Tham khảo Mẫu 08-MST theo thông tư 105/2020/TT-BTC. |
| Bản sao (không cần chứng thực) Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh (bản cập nhật, sửa đổi mới nhất). | Số lượng: 01 | Giấy tờ này dùng để thực hiện thủ tục chốt thuế chuyển quận. |
Thủ tục thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện
Thủ tục thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện không dẫn đến thay đổi cơ quan thuế
Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ
Chuẩn bị tất cả các giấy tờ và thông tin cần thiết liên quan đến thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện như Dịch vụ Thuế 24h đã thông tin ở trên.
Bước 2: Nộp hồ sơ
Nộp hồ sơ thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở Kế hoạch và Đầu tư (KH&ĐT) tại tỉnh/thành phố nơi đặt văn phòng đại diện. Có 3 cách để nộp hồ sơ:
- Nộp trực tiếp tại Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở KH&ĐT nơi đặt văn phòng đại diện.
- Nộp trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia.
- Hoặc cũng có thể thông qua dịch vụ bưu chính để gửi hồ sơ.
Bước 3: Cấp giấy chứng nhận
- Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ kiểm tra và xác nhận tính hợp lệ của hồ sơ.
- Trong khoảng 03 ngày làm việc từ ngày nhận hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cấp Giấy Chứng Nhận đăng ký hoạt động văn phòng đại diện mới.
Thủ tục thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện dẫn đến thay đổi cơ quan thuế
Như đã đề cập, trong trường hợp này bạn sẽ cần hoàn tất thủ tục chốt thuế chuyển quận trước khi đăng ký thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện. Theo đó, các bước cụ thể như sau:
Bước 1: Hoàn tất thủ tục với cơ quan thuế nơi chuyển đi
- Nộp tờ khai điều chỉnh, bổ sung thông tin đăng ký thuế mẫu 08-MST và giấy tờ liên quan tại Chi cục Thuế quận cũ, nơi đặt văn phòng đại diện hiện tại.
- Hình thức: Có thể nộp trực tiếp hoặc thực hiện nộp hồ sơ chốt thuế chuyển quận online bằng chữ ký số (token).
- Sau đó, Chi cục Thuế quận cũ sẽ cung cấp thông báo (theo mẫu 09-MST) về việc chuyển cơ quan thuế quản lý.
- Thời gian xử lý thủ tục chốt thuế chuyển quận: 10 ngày làm việc, tính từ ngày nhận hồ sơ.
Bước 2: Đăng ký thay đổi địa chỉ VPĐD tại Phòng đăng ký kinh doanh nơi chuyển đến
- Nộp hồ sơ đăng ký thay đổi thông tin (địa chỉ) VPĐD tại Phòng Đăng ký kinh doanh tại địa phương văn phòng đại diện mới chuyển đến.
- Thời gian xử lý: Khoảng 03 – 05 ngày làm việc.
Bước 3: Phòng Đăng ký kinh doanh sẽ cung cấp kết quả
Nếu hồ sơ hợp lệ, bạn sẽ nhận được giấy chứng nhận hoạt động văn phòng đại diện mới.
Dịch vụ thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện tại Dịch Vụ VNSI
VNSI nhận được sự tin cậy của hơn 1000 doanh nghiệp có nhu cầu về lĩnh vực hoạt động doanh nghiệp, dịch vụ thuế, giấy phép kinh doanh,… Không chỉ là đơn vị cung cấp giải pháp pháp lý và kế toán hàng đầu tại TP. HCM và khu vực miền Nam, chúng tôi luôn đồng hành với doanh nghiệp bằng phương châm: chuyên nghiệp – uy tín – tận tâm.
Với hơn 11 năm kinh nghiệm chuyên môn, VNSI cam kết mang đến trải nghiệm dịch vụ và chăm sóc khách hàng chất lượng, hiệu quả.
Tại sao nên chọn Dịch vụ thay đổi địa chỉ văn phòng đại diện của chúng tôi:
- Tư vấn chuyên sâu, miễn phí giải đáp mọi thắc mắc liên quan đến thành lập công ty, văn phòng đại diện,…
- Cam kết bàn giao hồ sơ chính xác và đầy đủ đúng thời hạn
- Đội ngũ kinh nghiệm, đã xử lý nhiều dự án và vấn đề pháp lý phức tạp
- Khả năng giải quyết hồ sơ một cách nhanh chóng, khoảng 03 – 04 ngày làm việc, giúp tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa quy trình doanh nghiệp.
