Hóa đơn điện tử là một dạng hóa đơn được phát hành, gửi và lưu trữ dưới dạng điện tử, thay vì dưới dạng giấy truyền thống. Hóa đơn điện tử thường bao gồm các thông tin như tên và địa chỉ của người bán và người mua, mô tả hàng hóa hoặc dịch vụ, số lượng, giá cả, thuế và tổng số tiền. Chúng phải tuân theo các quy định pháp lý và kỹ thuật cụ thể, và thường được ký số điện tử để đảm bảo tính xác thực và toàn vẹn của thông tin. Khi đó, nhiều người băn khoăn không biết liệu căn cứ theo quy định của pháp luật hiện hành, Quy định về hóa đơn điện tử hợp lệ như thế nào? Quý độc giả hãy cùng Luật sư VNSI làm rõ qua nội dung sau đây nhé.

Quy định về hóa đơn điện tử hợp lệ như thế nào?

Hóa đơn điện tử đang ngày càng được áp dụng rộng rãi trên toàn thế giới nhờ vào những lợi ích mà nó đem lại. Hóa đơn điện tử hợp lệ phải đáp ứng các yêu cầu pháp lý và quy định của nhà nước. Điều này có nghĩa là hóa đơn được phát hành và quản lý theo đúng quy trình và tiêu chuẩn pháp lý. Sự hợp lệ của hóa đơn giúp đảm bảo rằng các giao dịch tài chính là hợp pháp và có thể được công nhận trong các tranh chấp pháp lý hoặc kiểm tra của cơ quan thuế.

Hóa đơn điện tử hợp lệ là hóa đơn đảm bảo đáp ứng đầy đủ các điều kiện về tính hợp pháp, hợp lý và hợp lệ.

(i) Tính hợp pháp:

Theo quy định tại khoản 7 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, tính hợp pháp của hóa đơn thể hiện bằng việc đảm bảo đúng, đầy đủ về hình thức và nội dung của hóa đơn theo quy định. Cụ thể, hóa đơn điện tử có tính hợp pháp là:

– Hóa đơn điện tử phải đảm bảo đúng định dạng (định dạng văn bản XML) theo tiêu chuẩn định dạng được quy định tại Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Quyết định 1450/QĐ-TCT ngày 07/10/2021 của Tổng cục Thuế.

– Hóa đơn điện tử đã được doanh nghiệp, hộ kinh doanh đăng ký sử dụng theo quy định và được Cơ quan thuế chấp nhận trước khi đưa vào sử dụng (Xem chi tiết tại “Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử”).

– Hóa đơn được lập đúng thời điểm, đúng và đầy đủ nội dung theo quy định (Xem chi tiết tại Mục 2 bên dưới).

– Đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế thì cần phải được cơ quan thuế cấp mã trước khi giao cho bên mua. Đối với hóa đơn không có mã của cơ quan thuế, doanh nghiệp, hộ kinh doanh chỉ được sử dụng sau khi nhận được thông báo chấp nhận của cơ quan thuế.

Bên cạnh đó, căn cứ khoản 9 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn không hợp pháp là:

– Hóa đơn giả: là hóa đơn được in hoặc khởi tạo theo mẫu hóa đơn đã được thông báo phát hành của tổ chức, cá nhân khác hoặc in, khởi tạo trùng số của cùng một ký hiệu hóa đơn hoặc làm giả hóa đơn điện tử.

– Hóa đơn chưa có giá trị sử dụng, hết giá trị sử dụng.

– Hóa đơn bị ngừng sử dụng trong thời gian bị cưỡng chế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn (trừ trường hợp được phép sử dụng theo thông báo của cơ quan thuế);

– Hóa đơn điện tử không đăng ký sử dụng với cơ quan thuế;

– Hóa đơn điện tử chưa có mã của cơ quan thuế đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

– Hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có ngày lập trên hóa đơn từ ngày cơ quan thuế xác định bên bán không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

– Hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có ngày lập trên hóa đơn trước ngày xác định bên lập hóa đơn không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc chưa có thông báo của cơ quan thuế về việc bên lập hóa đơn không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan có thẩm quyền hoặc chưa có thông báo của cơ quan thuế về việc bên lập hóa đơn không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan có thẩm quyền nhưng cơ quan thuế hoặc cơ quan công an hoặc các cơ quan chức năng khác đã có kết luận đó là hóa đơn không hợp pháp.

(ii) Tính hợp lệ:

Tính hợp lệ được thể hiện khi hóa đơn đảm bảo đầy đủ các chỉ tiêu và yêu cầu ghi trên hóa đơn. Cụ thể:

– Hóa đơn phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu, nội dung theo quy định pháp luật về hóa đơn và pháp luật về thuế GTGT như điền đầy đủ ngày, tháng, năm lập hóa đơn; họ tên, địa chỉ, mã số thuế của doanh nghiệp, hộ kinh doanh (bên bán) và người mua; tên, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ;…

– Hóa đơn phải có chữ ký số của doanh nghiệp, hộ kinh doanh trước khi gửi cho người mua (trừ các trường hợp không nhất thiết phải có chữ ký số của doanh nghiệp, hộ kinh doanh quy định tại khoản 14 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP).

– Hóa đơn phải được lập, quản lý, sử dụng theo nguyên tắc được pháp luật quy định (xem chi tết tại Mục 3 bên dưới).

(iii) Tính hợp lý:

Hóa đơn được xác định là hợp lý khi hóa đơn đó thực tế phát sinh và có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, hộ kinh doanh (là những hoạt động được xác định trong phạm vi được cấp phép trên giấy phép kinh doanh của doanh nghiệp, hộ kinh doanh).

Lưu ý:

– Hóa đơn có đầy đủ các tính hợp pháp, hợp lệ, hợp lý sẽ là căn cứ để xác định chi phí của hàng hóa, dịch vụ ghi trên hóa đơn có được trừ hay không được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Ngoài việc phải đáp ứng các yếu tố trên, hóa đơn còn phải đáp ứng một số yêu cầu khác như: không vượt định mức, không vượt mức khống chế về thuế,…(Ví dụ, theo điểm 2.7 khoản 2 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC được sửa đổi bởi Điều 4 Thông tư 95/2015/TT-BTC: Phần chi trang phục bằng tiền cho người lao động không được vượt quá 05 (năm) triệu đồng/người/năm thì sẽ được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp)

– Những hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên khi thanh toán phải có chứng từ không dùng tiền mặt (như chứng từ chuyển khoản qua Ngân hàng) thì mới được khấu trừ thuế giá trị gia tăng và tính vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

Các nội dung phải có trên hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử có nhiều ý nghĩa quan trọng đối với cả doanh nghiệp và cơ quan quản lý nhà nước. Hóa đơn điện tử giúp tăng cường tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh, vì tất cả thông tin đều được ghi chép và lưu trữ một cách rõ ràng và có thể kiểm tra dễ dàng. Đồng thời, hóa đơn điện tử còn là một phần trong quá trình chuyển đổi số của nền kinh tế, giúp các cơ quan và doanh nghiệp thích nghi với xu hướng công nghệ và cải thiện hiệu quả công việc.

Theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử phải có các nội dung sau đây:

Tên hóa đơn

Tên hóa đơn là tên của từng loại hóa đơn được thể hiện trên mỗi hóa đơn, như: HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG, HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG KIÊM TỜ KHAI HOÀN THUẾ, HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG KIÊM PHIẾU THU, HÓA ĐƠN BÁN HÀNG, HÓA ĐƠN BÁN TÀI SẢN CÔNG, TEM, VÉ, THẺ, HÓA ĐƠN BÁN HÀNG DỰ TRỮ QUỐC GIA.

Ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn

Căn cứ khoản 1 Điều 4 Thông tư 78/2021/TT-BTC, ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn được quy định như sau:

– Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử là ký tự có một chữ số tự nhiên là các số tự nhiên 1, 2, 3, 4, 5, 6 để phản ánh loại hóa đơn điện tử:

+ Số 1: Phản ánh loại hóa đơn điện tử giá trị gia tăng;

+ Số 2: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng;

+ Số 3: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán tài sản công;

+ Số 4: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia;

+ Số 5: Phản ánh các loại hóa đơn điện tử khác là tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử;

+ Số 6: Phản ánh các chứng từ điện tử được sử dụng và quản lý như hóa đơn gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.

– Ký hiệu hóa đơn điện tử là nhóm 6 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số thể hiện ký hiệu hóa đơn điện tử để phản ánh các thông tin về loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không mã, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng:

+ Ký tự đầu tiên là một (01) chữ cái được quy định là C hoặc K như sau: C thể hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, K thể hiện hóa đơn điện tử không có mã;

 

+ Hai ký tự tiếp theo là hai (02) chữ số Ả rập thể hiện năm lập hóa đơn điện tử được xác định theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch. Ví dụ: Năm lập hóa đơn điện tử là năm 2022 thì thể hiện là số 22.

+ Một ký tự tiếp theo là một (01) chữ cái được quy định là T, D, L, M, N, B, G, H thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng, cụ thể:

++ Chữ T: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử do các doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế;

++ Chữ D: Áp dụng đối với hóa đơn bán tài sản công và hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia hoặc hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng;

++ Chữ L: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh;

++ Chữ M: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền;

++ Chữ N: Áp dụng đối với phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử;

++ Chữ B: Áp dụng đối với phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử;

++ Chữ G: Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn giá trị gia tăng;

++ Chữ H: Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn bán hàng.

+ Hai ký tự cuối là chữ viết do người bán tự xác định căn cứ theo nhu cầu quản lý. Trường hợp người bán sử dụng nhiều mẫu hóa đơn điện tử trong cùng một loại hóa đơn thì sử dụng hai ký tự cuối nêu trên để phân biệt các mẫu hóa đơn khác nhau trong cùng một loại hóa đơn. Trường hợp không có nhu cầu quản lý thì để là YY;

+ Tại bản thể hiện, ký hiệu hóa đơn điện tử và ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử được thể hiện ở phía trên bên phải của hóa đơn (hoặc ở vị trí dễ nhận biết).

Số hóa đơn

– Số hóa đơn là số thứ tự được thể hiện trên hóa đơn khi bên bán lập hóa đơn, số hóa đơn được ghi bằng chữ số Ả-rập có tối đa 8 chữ số, bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 (hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn) và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm có tối đa đến số 99 999 999.

– Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn trong cùng một ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn.

– Trường hợp số hóa đơn không được lập theo nguyên tắc nêu trên thì hệ thống lập hóa đơn điện tử phải đảm bảo nguyên tắc tăng theo thời gian, mỗi số hóa đơn đảm bảo chỉ được lập, sử dụng một lần duy nhất và tối đa 8 chữ số.

Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán

Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán (doanh nghiệp, hộ kinh doanh) trên hóa đơn theo đúng tên, địa chỉ, mã số thuế ghi tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư.

Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua

– Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh có mã số thuế thì tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua phải ghi theo đúng tại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, giấy chứng nhận đăng ký thuế, thông báo mã số thuế, giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã.

Trường hợp tên, địa chỉ của người mua quá dài, người bán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng trên hóa đơn như: “Thành phố” thành “TP”, “Việt Nam” thành “VN” hoặc “Cổ phần” là “CP”, “Chi nhánh” thành “CN”, “Trách nhiệm hữu hạn” thành “TNHH”… nhưng phải đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường/xã, quận/huyện, thành phố, xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp.

– Trường hợp người mua không có mã số thuế thì trên hóa đơn không phải thể hiện mã số thuế người mua.

– Trường hợp bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng nước ngoài là cá nhân đến Việt Nam thì thông tin về địa chỉ người mua có thể được thay bằng thông tin về số hộ chiếu hoặc giấy tờ xuất nhập cảnh và quốc tịch của khách hàng nước ngoài.

Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, tổng số tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán

Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng (GTGT), tổng số tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán đã có thuế GTGT ghi trên hóa đơn như sau:

– Tên hàng hóa, dịch vụ: phải bằng tiếng Việt.

+ Trường hợp bán hàng hóa có nhiều chủng loại khác nhau thì tên hàng hóa thể hiện chi tiết đến từng chủng loại (ví dụ: điện thoại Samsung, điện thoại Nokia…).

+ Trường hợp hàng hóa phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu thì trên hóa đơn phải thể hiện các số hiệu, ký hiệu đặc trưng của hàng hóa mà khi đăng ký pháp luật có yêu cầu. Ví dụ: Số khung, số máy của ô tô, địa chỉ, cấp nhà, chiều dài, chiều rộng, số tầng của một ngôi nhà…

+ Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.

+ Trường hợp hàng hóa, dịch vụ được giao dịch có quy định về mã hàng hóa, dịch vụ thì trên hóa đơn phải ghi cả tên và mã hàng hóa, dịch vụ.

– Đơn vị tính: Là đơn vị đo lường (ví dụ như: tấn, tạ, yến, kg, g, mg hoặc lượng, lạng, cái, con, chiếc, hộp, can, thùng, bao, gói, tuýp, m3, m2, m…). Đối với dịch vụ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có tiêu thức “đơn vị tính” mà đơn vị tính xác định theo từng lần cung cấp dịch vụ và nội dung dịch vụ cung cấp.

– Số lượng hàng hóa, dịch vụ: ghi bằng chữ số Ả-rập căn cứ theo đơn vị tính nêu trên. Các loại hàng hóa, dịch vụ đặc thù như điện, nước, dịch vụ viễn thông, dịch vụ công nghệ thông tin, dịch vụ truyền hình, dịch vụ bưu chính chuyển phát, ngân hàng, chứng khoán, bảo hiểm được bán theo kỳ nhất định thì trên hóa đơn phải ghi cụ thể kỳ cung cấp hàng hóa, dịch vụ. Đối với các dịch vụ xuất theo kỳ phát sinh, được sử dụng bảng kê để liệt kê các loại hàng hóa, dịch vụ đã bán kèm theo hóa đơn.

Hóa đơn phải ghi rõ “kèm theo bảng kê số…, ngày… tháng… năm”. Bảng kê phải có tên, mã số thuế và địa chỉ của người bán, tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền hàng hóa, dịch vụ bán ra, ngày lập, tên và chữ ký người lập Bảng kê. Trường hợp người bán nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì Bảng kê phải có tiêu thức “thuế suất giá trị gia tăng” và “tiền thuế giá trị gia tăng”. Tổng cộng tiền thanh toán đúng với số tiền ghi trên hóa đơn GTGT. Hàng hóa, dịch vụ bán ra ghi trên Bảng kê theo thứ tự bán hàng trong ngày. Bảng kê phải ghi rõ “kèm theo hóa đơn số ngày… tháng… năm”.

– Đơn giá hàng hóa, dịch vụ: ghi theo đơn vị tính nêu trên. Trường hợp các hàng hóa, dịch vụ sử dụng bảng kê để liệt kê các hàng hóa, dịch vụ đã bán kèm theo hóa đơn thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có đơn giá.

– Thuế suất thuế GTGT: thể hiện tương ứng với từng loại hàng hóa, dịch vụ theo quy định pháp luật về thuế giá trị gia tăng.

– Thành tiền chưa có thuế GTGT, tổng số tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán đã có thuế GTGT: được thể hiện bằng đồng Việt Nam theo chữ số Ả-rập, trừ trường hợp bán hàng thu ngoại tệ không phải chuyển đổi ra đồng Việt Nam thì thể hiện theo nguyên tệ.

– Tổng số tiền thanh toán trên hóa đơn: được thể hiện bằng đồng Việt Nam theo chữ số Ả rập và bằng chữ tiếng Việt, trừ trường hợp bán hàng thu ngoại tệ không phải chuyển đổi ra đồng Việt Nam thì tổng số tiền thanh toán thể hiện bằng nguyên tệ và bằng chữ tiếng nước ngoài.

– Trường hợp doanh nghiệp, hộ kinh doanh áp dụng hình thức chiết khấu thương mại dành cho khách hàng hoặc khuyến mại thì phải thể hiện rõ khoản chiết khấu thương mại, khuyến mại trên hóa đơn.

– Trường hợp doanh nghiệp vận tải hàng không sử dụng hệ thống xuất vé được lập theo thông lệ quốc tế thì các khoản phí dịch vụ thu trên chứng từ vận tải hàng không và các khoản thu hộ phí dịch vụ sân bay của các doanh nghiệp vận tải hàng không ghi trên hóa đơn là giá thanh toán đã có thuế GTGT. Doanh nghiệp hàng không được làm tròn số đến hàng nghìn đối với các khoản thu trên chứng từ vận tải theo quy định của Hiệp hội hàng không quốc tế (IATA).

Chữ ký của người bán, chữ ký của người mua

Chữ ký số của người bán trên hóa đơn là chữ ký số của doanh nghiệp, hộ kinh doanh. Không nhất thiết phải có chữ ký của người mua.

Thời điểm lập hóa đơn

– Thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

– Được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch.

Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử

Thời điểm chữ ký số là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch.

Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có thời điểm ký số trên hóa đơn khác thời điểm lập hóa đơn thì thời điểm khai thuế là thời điểm lập hóa đơn.

Mã của cơ quan thuế

Chỉ áp dụng đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.

Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại và các nội dung khác liên quan

Nếu có phát sinh phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại và các nội dung khác liên quan thì ghi trên hóa đơn.

Chữ viết, chữ số và đồng tiền thể hiện trên hóa đơn

– Chữ viết hiển thị là tiếng Việt:

+ Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.

+ Trường hợp chữ trên hóa đơn là chữ tiếng Việt không dấu thì các chữ viết không dấu trên hóa đơn phải đảm bảo không dẫn tới cách hiểu sai lệch nội dung của hóa đơn.

– Chữ số hiển thị trên hóa đơn là chữ số Ả-rập: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9.

Doanh nghiệp, hộ kinh doanh là người bán được lựa chọn: sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ,… phải đặt dấu chấm (.), nếu có ghi chữ số sau chữ số hàng đơn vị phải đặt dấu phẩy (,) sau chữ số hàng đơn vị hoặc sử dụng dấu phân cách số tự nhiên là dấu phẩy (,) sau chữ số hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ và sử dụng dấu chấm (.) sau chữ số hàng đơn vị trên chứng từ kế toán.

– Đồng tiền ghi trên hóa đơn là Đồng Việt Nam, ký hiệu quốc gia là “đ”.

+ Trường hợp nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh bằng ngoại tệ theo quy định của pháp luật về ngoại hối thì đơn giá, thành tiền, tổng số tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế GTGT, tổng số tiền thanh toán được ghi bằng ngoại tệ, đơn vị tiền tệ ghi tên ngoại tệ. Người bán đồng thời thể hiện trên hóa đơn tỷ giá ngoại tệ với đồng Việt Nam theo tỷ giá theo quy định của Luật Quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn thi hành.

+ Mã ký hiệu ngoại tệ theo tiêu chuẩn quốc tế (ví dụ: 12.700,35 USD – Mười hai nghìn bảy trăm đô la Mỹ và ba mươi nhăm xu).

+ Trường hợp bán hàng hóa phát sinh bằng ngoại tệ theo quy định của pháp luật về ngoại hối và được nộp thuế bằng ngoại tệ thì tổng số tiền thanh toán thể hiện trên hóa đơn theo ngoại tệ, không phải quy đổi ra đồng Việt Nam.

Một số trường hợp hóa đơn điện tử không nhất thiết có đầy đủ các nội dung

(i) Không nhất thiết phải có chữ ký điện tử của người mua (bao gồm cả trường hợp lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng ở nước ngoài).

Trường hợp người mua là cơ sở kinh doanh và người mua, người bán có thỏa thuận về việc người mua đáp ứng các điều kiện kỹ thuật để ký số, ký điện tử trên hóa đơn điện tử do người bán lập thì hóa đơn điện tử có chữ ký số, ký điện tử của người bán và người mua theo thỏa thuận giữa hai bên.

(ii) Đối với hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán, người mua.

(iii) Đối với hóa đơn điện tử có người mua là cá nhân không kinh doanh:

– Hóa đơn bán hàng tại siêu thị, trung tâm thương mại thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có tên, địa chỉ, mã số thuế người mua.

– Hóa đơn bán xăng dầu thì không nhất thiết phải có các chỉ tiêu tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn; tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký điện tử của người mua; chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán, thuế suất thuế GTGT.

(iv) Đối với hóa đơn điện tử là tem, vé, thẻ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán (trừ trường hợp tem, vé, thẻ là hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp mã), tiêu thức người mua (tên, địa chỉ, mã số thuế), tiền thuế, thuế suất thuế GTGT.

Trường hợp tem, vé, thẻ điện tử có sẵn mệnh giá thì không nhất thiết phải có tiêu thức đơn vị tính, số lượng, đơn giá.

(v) Đối với chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế cho người mua là cá nhân không kinh doanh được xác định là hóa đơn điện tử thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, số thứ tự hóa đơn, thuế suất thuế GTGT, mã số thuế, địa chỉ người mua, chữ ký số của doanh nghiệp, hộ kinh doanh (người bán).

Trường hợp tổ chức kinh doanh hoặc không kinh doanh mua dịch vụ vận tải hàng không thì chứng từ điện tử dịch vụ vận tải hàng không xuất qua website và hệ thống thương mại điện tử được lập theo thông lệ quốc tế cho các cá nhân của tổ chức kinh doanh hoặc không kinh doanh thì không được xác định là hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp, kinh doanh dịch vụ vận tải hàng không phải lập hóa đơn điện tử có đầy đủ các nội dung theo quy định giao cho tổ chức có cá nhân sử dụng dịch vụ vận tải hàng không.

(vi) Đối với hóa đơn của hoạt động xây dựng, lắp đặt; hoạt động xây nhà để bán có thu tiền theo tiến độ theo hợp đồng thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có đơn vị tính, số lượng, đơn giá.

(vii) Đối với Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ thì trên Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ thể hiện: tên người mua thể hiện người nhận hàng, địa chỉ người mua thể hiện địa điểm kho nhận hàng; tên người bán thể hiện người xuất hàng, địa chỉ người bán thể hiện địa điểm kho xuất hàng và phương tiện vận chuyển; không thể hiện tiền thuế, thuế suất, tổng số tiền thanh toán.

Đối với Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý thì trên Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý thể hiện các thông tin như hợp đồng kinh tế, người vận chuyển, phương tiện vận chuyển, địa điểm kho xuất, địa điểm kho nhận, tên sản phẩm hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền. Cụ thể: ghi số, ngày tháng năm hợp đồng kinh tế ký giữa tổ chức, cá nhân; họ tên người vận chuyển, hợp đồng vận chuyển (nếu có), địa chỉ người bán thể hiện địa điểm kho xuất hàng.

(viii) Hóa đơn sử dụng cho thanh toán Interline giữa các hãng hàng không được lập theo quy định của Hiệp hội vận tải hàng không quốc tế thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có các chỉ tiêu: ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, tên địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký số của người mua, đơn vị tính, số lượng, đơn giá.

(ix) Hóa đơn cho doanh nghiệp vận chuyển hàng không xuất cho đại lý là hóa đơn xuất ra theo báo cáo đã đối chiếu giữa hai bên và theo bảng kê tổng hợp thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có đơn giá.

(x) Đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt, sản xuất, cung cấp sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp quốc phòng an ninh phục vụ hoạt động quốc phòng an ninh theo quy định của Chính phủ thì trên hóa đơn không nhất thiết phải có đơn vị tính; số lượng; đơn giá; phần tên hàng hóa, dịch vụ ghi cung cấp hàng hóa, dịch vụ theo hợp đồng ký kết giữa các bên.

Lưu ý: Ngoài những nội dung nêu trên; doanh nghiệp, hộ kinh doanh khi lập hóa đơn còn có thể tạo thêm thông tin về biểu trưng hay lo-go để thể hiện nhãn hiệu, thương hiệu hay hình ảnh đại diện của doanh nghiệp, hộ kinh doanh (người bán). Tùy theo đặc điểm, tính chất giao dịch và yêu cầu quản lý, trên hóa đơn có thể thể hiện thông tin về Hợp đồng mua bán, lệnh vận chuyển, mã khách hàng và các thông tin khác.

Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử hợp lệ cung cấp bằng chứng chính thức về một giao dịch giữa người bán và người mua. Nó xác nhận rằng hàng hóa hoặc dịch vụ đã được cung cấp và thanh toán, từ đó giúp bảo vệ quyền lợi của cả hai bên trong giao dịch. Đồng thời, giúp tăng cường tính minh bạch và tin cậy trong các giao dịch kinh doanh. Doanh nghiệp và khách hàng có thể tin tưởng vào tính chính xác của hóa đơn, từ đó tạo ra môi trường kinh doanh lành mạnh và bền vững.

Căn cứ Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp, hộ kinh daonh là người bán khi lập, quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử phải đảm bảo các nguyên tắc sau”

– Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Mục 2 bên trên

Đồng thời, hóa đơn điện tử phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

– Trước khi sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp, hộ kinh doanh phải thực hiện đăng ký sử dụng với cơ quan thuế.

– Việc đăng ký, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử phải tuân thủ các quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, kế toán, thuế, quản lý thuế và quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

– Dữ liệu hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ khi thực hiện các giao dịch nộp thuế, khấu trừ thuế và nộp các khoản thuế, phí, lệ phí là cơ sở dữ liệu để phục vụ công tác quản lý thuế và cung cấp thông tin hóa đơn cho các tổ chức, cá nhân có liên quan.

– Doanh nghiệp, hộ kinh doanh là người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn điện tử cho hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Hóa đơn được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập vẫn phải thể hiện tên đơn vị bán là bên ủy nhiệm. Việc ủy nhiệm phải:

+ Được xác định bằng văn bản giữa bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm thể hiện đầy đủ các thông tin về hóa đơn ủy nhiệm (mục đích ủy nhiệm; thời hạn ủy nhiệm; phương thức thanh toán hóa đơn ủy nhiệm); và

+ Phải thông báo cho cơ quan thuế khi đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Trường hợp hóa đơn ủy nhiệm là hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế thì bên ủy nhiệm phải chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ